Как оформить правоотношения по использованию личного транспорта директора или сотрудника компании?

Часто на предприятии возникает ситуация, когда сотруднику или самому директору целесообразнее использовать в хозяйственных целях свой личный транспорт. Какими договорами стоит оформить данные отношения, отвечает юрист-консультант Агентства экономического развития Тольятти – Андрей Шарапов.

«Любые правоотношения, в том числе отношения между работодателем и работником, в рамках действующего законодательства должны осуществляться письменно.

Есть несколько возможных вариантов оформления правоотношений использования транспорта:

1. В рамках трудового законодательства – соглашение об использовании личного транспортного средства в служебных целях.

Статья 188 Трудового Кодекса РФ дает право работнику использовать личный транспорт в служебных целях, а работодателю оплачивать компенсацию данных расходов. На её основе между работником и работодателем может быть заключено соглашение об использовании личного транспорта. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Данное соглашение необходимо соотнести с должностной инструкцией сотрудника, предусматривающей разъездной характер работы и подтверждающей необходимость использования транспорта. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

2. Оформление договорных отношений в рамках гражданского законодательства – договор аренды транспортного средства.

Есть два основных вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа.

Разница в том, что если арендуется транспортное средство с экипажем, то арендодатель (тот, кто передает транспортное средство) несет ответственность за сохранность и техническое состояние. А при аренде без экипажа – арендатор.

Всё остальное регламентируется заключенным соглашением между сторонами.

В случае оформления транспорта директора, действуют те же самые правила. Если директор хочет использовать свой личный транспорт, то по отношению к нему также подписывается контракт, на основе должностной инструкции, подтверждающей необходимость использования транспорта. Он так же, как любой работник представляет соответствующие документы, связанные с расходами.

Важно! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Конечно, более распространённым является второй вариант. Так как оформление соглашения требует большего документооборота. Помимо должностных инструкций, необходимы соглашения, приказы, авансовые отчеты, подтверждающие расходы на ГСМ, запчасти, эксплуатацию и т.д. Отчеты в свою очередь направляются в бухгалтерию, бухгалтерия должна рассмотреть их, и только потом директор сможет их утвердить. Поэтому на практике чаще используется заключение договора аренды.

Не рекомендуется обговаривать данные отношения устным договором. Так как законодательством не предусмотрены отчетности по устным договорам. И при возникновении каких-либо конфликтных ситуаций – ничего доказать не получится».